Sistem Informasi Manajemen (Tugas 1)

I.            Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer.  Informasi dapat dikelola seperti sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh.  Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks.  Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Awalnya, aplikasi utama adalah pengelola data akutansi.  Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation), dan sistem pakar (expert systems). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems), atau CBIS.

Dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang terbesar.  Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Progammer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

KONSEP-KONSEP PENTING

• Sumber daya fisik dan konseptual
• Informasi sebagai sumber daya yang perlu dikelola
• Bagaimana manajer dapat dipisahkan berdasarkan tingkat-tingkat organisasional dan area-area fungsional
• Bagaimana pekerjaan menejemen dapat dikelompokan menurut fungsi dan perannya
• Orientasi sistem
• Sistem sebagai gabungan elemen-elemen yang semuanya bekerja menuju suatu tujuan yang menyeluruh
• Bagaimana suatu sistem dapat mengendalikan operasinya sendiri
• Bagaimana suatu sistem dihubungkan dengan lingkungan melalui arus sumber daya
• Tingkat-tingkat sistem
• Bagaimana suatu sistem konseptual dapat menggambarkan suatu sistem fisik
• Sistem informasi berbasis komputer sebagai gabungan lima subsistem, yang masing-masing mamiliki karakteristik yang unik
• Siklus kehidupan system

II.   Teknologi Informasi Sebagai Keunggulan Kompetitif

Perusahaan dan lingkungannya

Konsep manajemen pengetahuan sebagai keunggulan dalam bersaing telah lama dipopulerkan oleh para ahli manajemen.Oraganisasi harus secara efisien dan efektif dalam menciptakan, mengalokasikan dan mengangkap serta membagi pengetahuan dan keahliannya untuk mengaplikasikan dalam menyelesaikan masalah dan memanfaatkan peluang.penghargaan dan pelembagaan peran pengetahuan dan pembelajaran merupakan pendekatan yang efektif untuk membangun landasan kemampuan bersaing organisasi.Organisasi harus memanfaatkan pengetahuannya untuk membangun stategi.Untuk secara jelas menghubungkan manajemen dengan strategi, organisasi harus mengartikulasikan kemauan strategiknya, mengidentifikasi pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi yang diinginkan, dan membandingkannya dengan pengetahuan actual untuk menjembatani perbedaan strategik.

Perusahaan memiliki banyak hubungan terhadap pihak eksternal, hubungan ini dapat dilihat dan tercermin dalam berbagai macam hubungan yang terkait.Suatu perusahaan tidak dapat berdiri sendiri tanpa adanya kerjasama dan bantuan dari para karyawannya, supplier, pemegang saham, pelanggan, dan masyarakat.Dalam hal menigkatkan persaingan, suatu perusahaan juga butuh pesaing bisnis agar dapat lebih maju dan berkembang. Hubungan tersebut termasuk kedalam kebutuhan perusahaan akan uang, personil, dan material.

Keunggulan kompetitif

Suatu perusahaan pasti ingin memiliki suatu keunggulan tersendiri dibandingkan dengan para pesaingnya. Berbagai cara pastilah dilakukan, seperti halnya peningkatan mutu dan kualitas barang atau jasa, peningkatan pelayanan, penyediaan barang dan jasa yang lebih murah, dan lain-lain.

Pada bidang komputer, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengaruh terhadap pasar. Perusahaan juga tidak selamanya hanya mengandalkan pada sumberdaya fisik, tetapi pada sumber daya konseptual yang unggul baik data dan informasi yang dapat digunakan harus sama baiknya.

Sumber Daya Informasi

Perangkat keras komputer, perangkat lunak komputer, spesialis informasi, user, data base, dan informasi merupakan suatu sumber daya informasi. Sumber daya informasi tersebut harus dikelola dengan baik oleh perusahaan untuk mendapatkan suatu hasil yang menjadi target perusahaan. Untuk itu diperlukan manajer khusus yang mengelola informasi tersebut.

CIO (Chief Operation Officer) yaitu manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya bukan saja untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi, tetapi juga area operasi perusahaan lainnya. Seorang manajer informasi dapat berperan sebagai CIO dengan mengikuti saran-saran berikut:

1.       Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis, selain teknologinya

2.       Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line managemen

3.       Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis

4.       Jalankan pada perbaikan proses dasar bisnis

5.       Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis

6.       Bangun kepercayaan dengan menberikan jasa IS yang dapat diandalkan

7.       Jangan bersifat defensive

Perencanaan Strategis

Perencanaan jangka panjang perusahaan dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan, menentukan dan mengidentifikasi masalah-masalah yang akan terjadi di masa yang akan datang, untuk itulah diperlukanlah suatu perencanaan strategis. Setiap area-area fungsional perusahaan harus bertanggung jawab untuk mewujudkan dan mengembangkan strategis tersebut. Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumberdaya informasi adalah aktivitas yang dijalankan manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi keperluan pemakai.

Elemen-elemen yang diperlukan adalah:

1.       Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul

2.       Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama

3.       Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak

4.       Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat mambuat perencanaan strategis

5.       Rencana strategis formal untuk sumbe daya informasi

6.       Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing

III.      Manfaat dan Etika dari Sistem Informasi

Implikasi etis dari teknologi informasi di dasari dari moral, etika, dan hukum.

·         Moral              : Tradisi kepercayaan mengenai perilaku benar atau salah

·         Etik                  : Satu set kepercayaan, standart atau pemikiran yang mengisi suatu individu, kelompok dan masyarakat.

·         Hukum             : Peraturan perilaku yang dipaksakan oleh otoritas berdaulat, seperti pemerintah pada rakyat atau warga negaranya.

PERLUNYA BUDAYA ETIKA

Hubungan antara CIO dengan perusahaan merupakan dasar budaya etika.Jika perusahaan harus etis, maka manajemen puncak harus etis dalam semua perkataan dan tindakannya karena orang yang paling bertanggung jawab terhadap etika komputer adalah CIO.

Perlunya budaya etika dalam sistem informasi karena fenomena kejahatan transnasional yang berkembang pesat. Alasan pentingnya etika komputer:

·         Kelenturan Logika

·         Faktor Transformasi

Faktor tidak kasat mata(nilai – nilai pemrograman, perhitungan rumit, dan penyalahgunaan yang tidak terlihat). Etika Sistem Informasi meliputi:

·         Privasi(perlindungan informasi personal seseorang)

·         Pencurian Indentitas(pencurian informasi personal)

·         Keakuratan Informasi(berkaitan dengan kebenaran informasi)

·         Kepemilikan Informasi(berhubungan dengan siapa yang memiliki informasi tentang individu)

·         Cyber Crime atau kejahatan dunia Cyber, yaitu upaya memasuki dan atau menggunakan fasilitas komputer atau jaringan komputer tanpa izan dan dengan melawan hukum, dengan atau tanpa menyebabkan perubahan dan atau kerusakan pada fasilitas yang dimasuki atau digunakan tersebut. Contoh: Hacker(menyusup atau melakukan perusakan melalui komputer)

IV.         Model Sistem Umum Perusahaan dan Pendekatan Sistem

Model Sistem Umum

Model sistem umum adalah pendekatan yang dilakukan berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan. Model system umum terdiri dari sistem fisik dan sistem konseptual. Demikian akan dijelaskan sedikit mengenai kedua sistem ini.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

a.       SISTEM FISIK

Merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik, dimana input datang dari lingkungan perusahaan , terjadi suatu transformasi dan akhirnya output dikembalikan ke lingkungan yang sama.

-          Arus Material

Material input diterima dari pemasok bahan mentah dan komponen rakitan. Material ini lalu disimpan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.

Material kemudian masuk dalam kegiatan manufaktur, setelah melalui proses
transformasi material yang sudah berubah menjadi barang jadi disimpan untuk
kemudian menjadi output yang disitribusikan ke pasar.

-          Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan, yang biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai area fungsional dimana mereka terlibat dalam proses transformasi baik langsung maupun tak langsung.

-          Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada untuk jangka waktu lama.Mesin adalah sumber daya yang terlibat secara langsung dalam berbagai bentuk, input, pemrosesan, dan output.

-          Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari pemilik sebagai modal dan dari pembeli yang
memberikan pendapatan penjualan ataupun dari berbagai lembaga yang memberikan pinjaman dan juga pemerintah.

b.      SISTEM KONSEPTUAL

Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak.Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.

Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian.Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.

Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.

DIMENSI – DIMENSI INFORMASI

Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :

1)                  Relevansi.

2)                  Akurasi.

3)                  Ketepatan waktu.

4)                  Kelengkapan.

Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.

Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.

“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”

Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).

Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :

1)      Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.

2)      Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

3)      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1)      Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.

2)      Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3)      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.

4)      Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.

Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor.CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.

 

Model Sistem Umum Perusahaan

2.2   Pendekatan Sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan masalah suatu kontroversi secara memadai yaitu:

1.                   Mengenali kontroversi

2.                   Menimbang klaim alternative

3.                   Membentuk penilaian

Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan sistem.Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternative dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

TAHAP PEMECAHAN MASALAH

Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.

1.       Usaha persiapan, mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

2.       Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3.       Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.

1.       Usaha persiapan

Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:

a)      Memandang perusahaan sebagai suatu system

b)      Mengenal sistem lingkungan

c)       Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan

2.       Usaha definisi

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :

a)      Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

b)      Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu

3.       Usaha pemecahan

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannya.Pemahaman Dasar Pemecahan Masalah Dan Pembuatan Keputusan.

Istilah pemecahan masalah membawa pemikiran kita tertuju pada perbaikan sesuatu yang mengalami kesalahan. Manajer membuat keputusan untuk mencegah sesuatu yang menyimpang dari yang sedang terjadi atau meminimalkan pengaruh yang disebabkan oleh sesuatu yang menyimpang tersebut.

Manajer mencoba untuk merespon secara cepat untuk mencegah pengaruh yang merusak, namun manajer juga merespon terhadap sesuatu yang berjalan dengan lebih baik daripada yang diharapkan.Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, Keputusan adalah seleksi dari strategi atau tindakan.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1.       Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.       Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker):

a.       Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b.      Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.       Menggunakan informasi untuk memecahkan  masalah/Pemecah masalah ( Problem solver) :

a.       Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.

b.      Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Tujuan Sistem Informasi Keuangan

Pada dasarnya penyusunan Sistem Informasi Keuangan suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik, yaitu :

1.                  Sistem Informasi Keuangan yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa Standar Akuntansi Keuangan harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.

2.                  Sistem Informasi keuangan yang disusun itu harus mempunyai prinsip aman yang berarti bahwa Sistem Inforamasi keuangan harus membantu menjaga harta milik perusahaan, untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka Sistem Informasi Akuntansi keuangan harus disusun dengn pertimbangan pengawasan – pengawasan intern.

Tujuan Sistem Informasi Pemasaran

1.     Menyediakan informasi yang berkaitan dengan situasi internal dan eksternalperusahaan.

2.    Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, penetapan sasaran, strategi, program, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

3.    Menyedikan informasi untukpengambilan keputusan.

Tujuan sistem informasi manajemen yang diterapkan pada bagian personalia adalah untuk:

1.     Sebagai absensi karyawan

2.     Melihat prestasi karyawan

3.     Melihat golongan karyawan

4.     Melihat peningkatan aktivitas karyawan ataupun penurunannya.

Tujuan sistem informasi eksekutif

Sistem informasi eksekutif, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.

Tujuan dari  Executive Information Sistem adalah menghasilkan target informasi yang selalu  up to date untuk meningkatkan  performance dari suatu perusahaan dengan memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritasdari perusahaan tersebut.

Referensi :

http://arfiasta.wordpress.com

http://duduwie329.blogspot.com

http://ryoga-sdlc.blogspot.com

http://wikipedia.org