SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (TUGAS 2)

SISTEM OTOMASI PERKANTORAN (OFFICE AUTOMATION SYSTEM)

Sistem otomasi perkantoran atau terkadang disebut sistem informasi perkantoran (office information system atau OIS) adalah :

Sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari didalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah kata (word processor), pengolah grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data personal, surat elektronik (email), surat bersuara (voice mail), dan teleconference.

Pengguna sistem ini pada prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang masuk kategori level manajemen.

Contoh pengguna perangkat-perangkat yang mendukung otomasi perkantoran :

Pengolah lembar kerja digunakan menganalisa berbagai kemungkinan harga.
Pengolah kata dipakai untuk membuat kontrak penjualan. Surat elektronik untuk memberikan deskripsi produk kepada calon pelanggan.

Video konferensi digunakan untuk melakukan pertemuan virtual jarak jauh untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada diberbagai tempat yang berjauhan. Dalam hal ini, wajah para anggota (member) dapat terlihat dalam monitor.

Sistem ini sering kali dikatakan dapat mendukung kantor tanpa kertas (paperless office). Artinya, semua yang berbau dokumen kertas dapat dihilangkan.

11 Aplikasi Otomatisasi Perkantoran :
a. Pengolah Kata (Word Processing)
b. Surat Elektronik (Electronic Mail)
c. Surat Bersuara (Voice Mail)
d. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
e. Konferensi Suara (Audio Conferencing)
f. Konferensi Video (Video Conferencing)
g. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
h. Facsimile (FAX)
i. Videotext
j. Pencitraan (Imaging)
k. Desktop Publishing

SISTEM INFORMASI PEMASARAN (MARKETING INFORMATION SYSTEM)

Menurut Philip Kotler

            “ A marketing information system (MIS) consisis of people, equipment, and procedures to gather, sort, analyze, evaluate, and distribute needed, timely, and accurate information to marketing decision makers.”

            Artinya :

            Sistem informasi pemasaran terdiri atas orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan, menganalisa, dan membagi-bagikan apa-apa yang dibutuhkan, secara tepat waktu dan informasi akurat yang digunakan untuk pengambilan keputusan bagi manajemen pemasaran.

            Dari definisi tersebut di atas, dapatlah disimpulkan bahwa informasi yang tepat dan akurat merupakan salah satu faktor yang menentukan bagi manajemen perusahaan, khususnya manajemen pemasaran dalam meraih peluang-peluang pasar.

Jika didefinisakan dalam arti yang luas, sistem informasi pemasaran adalah kegiatan peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut.

Manajemen pemasaran akan sulit meraih peluang pasar apabila :

Informasi pemasaran yang benar tidak cukup

Informasi pemasaran yang salah terlalu banyak

Informasi yang di minta atau yang diperlukan sering terlambat

Informasi sering terhenti ditengah jalan atau  tidak sampai kebawahan, atau sebaliknya.

Informasi yang di butuhkan terlalu menyebar

Informasi itu penting karena :

   Adanya perkembangan atau pergeseran dari pemasaran lokal ke pemasaran nasional, dan seterusnya

 ke pemasaran internasional atau global

  Adanya perkembangan atau pergeseran dari kebutuhan pembeli ke keinginan pembeli

 Adanya perkembangan atau pergeseran dari persaingan harga ke persaingan bukan harga

Komponen-Komponen Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu :

1.      Komponen input

2.      Komponen model

3.      Komponen output

4.      Komponen basis data

      

Komponen Input Pemasaran

Sistem informasi pemasaran mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan. Subsistem intelejen pemasaran mengumpulkan informasi dari lingkungan perusahaan yang berkaitan dengan operasi pemasaran. Subsistem peneliti pemasaran menlakukan penelitian khusus mengenai operasi pemasaran. 

Komponen Model Pemasaran

Model digunakan untuk menghasilkan  informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama,penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.

Komponen Basis Data Pemasaran

Data yang digunakan oleh Subsistem out put berasal dari data base. Beberapa data dalam data base adalah unik bagi fungsi pemasaran, tapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.

Komponen Output Pemasaran

Tiap Subsistem out put menyediakan informasi tentang Subsistem itu sebagai bagian dari bauran Subsistem produk menyediakan informasi tentang produk perusahaan. Subsistem promosi menyediakan informasi tentang kegiatan periklana perusahaan dan penjualan langsung. Subsistem harga membantu manajer untuk membuat keputusan harga.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM)

Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

1.           SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

2.           Berpegang pada prosedur yang relatif standar

3.           Menangani data rinci

4.           Berfokus historis

5.           Menyediakan informasi pemecahan minimal

Perbedaan SIA dan SIM :

·        SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang

·        SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

2 komponen SIA :

- Spesialis Informasi

- Akuntan

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

          Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

          Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

1.           Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

2.           Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

-          informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

-          Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

·         Sistem pemrosesan transaksi

mendukung proses operasi bisnis harian.

·         Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

·         Sistem pelaporan manajemen

yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

·         Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

·         Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

·         Meningkatkan efisiensi

·         Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

·         Meningkatkan sharing knowledge

·         menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Referensi :

http://ainireren97.blogspot.com/2013/01/makalah-sistem-informasi-pemasaran-di.html

http://ilmuakuntansi.web.id

http://shienaanan.blogspot.com/2013/01/pengertian-sistem-informasi-akuntansi.html

http://widodoherianto.staff.gunadarma.ac.id

http://wikipedia.org