SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (Tugas 3)

SISTEM INFORMASI PENJUALAN 
adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini akan membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.

• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang

• Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Selain itu juga terdapat beberapa tujuan dari sistem penjualan, diantaranya:
• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat.
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit.
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen.
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat.
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat.
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang.
• Untuk menjaga keamanan produk.
• Untuk menjaga kas perusahaan.

Input Sistem Penjualan :
• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen.
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice.Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales Invoice.Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice.Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip.Slip setoran di bank.
• Back order.Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit.Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit.Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report.Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice.Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice.Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt.Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.

Output Sistem Penjualan :
• Order konsumen yang belum terpenuhi.
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur).
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim.
• Jurnal penerimaan kas.
• Daftar memo kredit.
• Daftar umur piutang.

Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi dua, yaitu penjualan reguler (penjualan biasa) dan penjualan angsuran. Penjualan reguler terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai adalah penjualan yang pembayarannya diterima sekaligus (langsung lunas). Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (tidak langsung lunas). Pembayarannya bisa diterima melalui dua tahap atau lebih. Sedangkan penjualan angsuran adalah penjualan yang pembayarannya tidak diterima sekaligus (pembayarannya diterima melalui lebih dari dua tahap).

Proses Penjualan Tunai

Proses Penjualan Kredit

Implementasi Sistem Informasi Penjualan PT Yamaha Music, menggunakan SAP R/3.

SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia. Di Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.

 SAP menyediakan berbagai pilihan dokumen penjualan, masing-masing yang berkaitan dengan tahap yang berbeda dari proses penjualan. Penyesuaian dokumen juga dapat dilakukan untuk memenuhi persyaratan khusus, sebagai berikut:

• Menggabungkan berbagai jenis konten dalam satu dokumen penjualan dengan membuat pengaturan yang sesuai dengan fungsi Form Setting yang ada di SAP Business One
• Pembuatan Batch Document number
• Pembuatan Surat menggunakan Dunning Wizard (Pengingat Untuk Faktur yang mulai jatuh tempo)
• Penambahan field-field tambahan dengan menggunakan fungsi yang sudah ada yakni User Defined Field

Setiap proses penjualan selalu melibatkan dokumen, seperti pesanan penjualan atau faktur A/R. SAP Business One memberikan semua informasi yang relevan dari satu dokumen ke yang berikutnya dalam arus dokumen, Sehingga memudahkan user untuk melihat dokumen-dokumen lain yang terkait. Anda dapat menyesuaikan langkah-langkah sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis.

Untuk menghindari error selama pembuatan dokumen maka diperlukan tahapan selanjutnya yakni mensetting beberapa data yang dijadikan kunci utama dalam pembuatan dokumen seperti :

• Partner Bisnis Di SAP Business One dikenal dengan nama Business Partner Master Data, yang berisi mengenai informasi alamat tagihan dan kapal, persyaratan pembayaran pelanggan dan jatuh tempo
• Item Master Data Proses Penjualan yang ada pada SA, meliputi :
• Sales Quotation, Sebelum melakukan pemesanan. Pelanggan sering membutuhkan review penjualan untuk diperiksa di perusahaan mereka. Sebagai proposal barang dan jasa ke pelanggan atau calon pelanggan. Dalam Transaksi ini tidak akan membentuk jurnal dan mempengaruhi nilai-nilai persediaan.

·         Sales Order, Dokumen penjualan berdasarkan komitmen dari pelanggan atau mengarahuntuk membeli produk atau jasa. Dokumen penting untuk perencanaanproduksi, menciptakan pesanan pembelian dan penjadwalan sumber daya.

·         Delivery, Catatan pengiriman bahwa barang telah terkirim.

·         AR Invoice, faktur Penagihan yang ditujukan untuk meminta pembayaran ke pelanggan dan sebagai catatan Laba-Rugi.

 Dokumen - dokumen yang ditambahkan oleh SAP business One untuk membantu Proses bisnis anda yakni: 

- AR Reserve Invoice, Permintaan dari pelanggan untuk mencetakan faktur terlebih dahulu sebelum pengiriman barang dilakukan

- Return, Digunakan sebagai dokumen untuk barang yang dikembalikan dari pelanggan 

- A/R Invoice + Payment dokumen, untuk penjualan tunai kepada pelanggan. SAP Business One memperlakukan faktur penjualan dan Pembayaran langsung dibuat otomatis 

- A/R Credit Memo, Digunakan untuk membatalkan transaksi jika barang sudah di kirim dan invoice sudah diterbitkan 

- A/R Down Payment, Membuat permintaan pembayaran untuk perusahaan customer. Dokumen ini tidak akan membentuk Jurnal Dan tidak mempengaruhi Stock.

Proses Bisnis dan Pengeloalan Pesanan Pelanggan

Permintaan Informasi

Proses bisnis pengeloaan pesanan pelanggan  sering dimulai dengan permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Beberapa perusahaan membuat quotation  mandotary sebagai suatu kebijakan perusahaan, sedangkan yang lainnya tidak. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan kepelanggan potensial guna memberikan informasi tentang produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman.

Pembuatan Kontrak

Beberapa peruisahaan memerlukan kontrak yang legal yang disiapkan sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jsa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kualitas dan jadwal waktu pengiriman.

 Memasukkan Pesanan

Memasukkan pesanan atau oder entry menyiapkn dokumen pemesanan penjualan. Aktivitas order entry pada dasarnya sama, apakah sebagai aktivitas yang pertama dalam proses bisnis pengelolaaan pesanan atau terjadi sebagai bagian dari permintaan informasi, penyiapan kontrak, atau keduanya.

 Pengiriman

Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang kepelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan dalam menyiapkan dan mengirimkan barang kepelanggan ada dalam delivery. delivery biasanya disiapkan dilokasi produksi atau distribusi.

 Penagihan

Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan ERP membuat banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan.

 Ilustrasi ERP

Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan proses bisnis pengelolaan pesanan kepada pelanggan.

Record Master Pelanggan

Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master pelanggan digunakan dalam proses penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat macam record yaitu :

1.     Record penjualan kepelanggan

2.     Record pengiriman kepelanggan

3.     Record penagihan kepelanggan

4.     Record pembyaran pelanggan

Field data

Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam R/3. R/3 mengarahkan proses input denga menunjukkan urutan isian pada layar monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan category data data yang berkaitan dengan pelanggan. Adapun layar create customer antara lain yaitu :

1.     Initial screen, layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik record mastere pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal dan eksternal.

2.     Customer andress, layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa teks. Nama perusahaan dimasukkan dalam field nama. Field pencaraian digunakan untuk memasukkan suatu fase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika kode perusahaan dibutuhkan untuk masukkan.

3.     Control data screen, fields yang dimasukkan dalam pada layar ini tergantung pada kebutuhan khususperusahaan. Salah satunya field yang diperlukan adalah field area tranportasi, yang mengidentifikasikan wilayah regional dimana pengangkutan dialokasikan.

4.     Marketing, layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic dan demograf mengenai pelanggan.

5.     Payment transaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi anak pelanggan. Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomer rekening bank, rincian referensi dan lainnya.

6.     Unloading point, latyar ini digunakan untuk memasukkan dimana barang yang diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factory calendar milik pelanggan, yang menentukan tanggal dan jam penerimaan barang oleh pelanggan.

7.     Foreig trade, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan pengemndalian ekspor.

8.     Contact person, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan orang kontak.

9.     Account management, layar ini digunakan untuk spesifikasi data rekening rekonsiliasi. Rekening rekonsialisi adalah rekening buku besar yang diperbaruhi secara pararel dengan posting piutang dagang.

10.                        Payment transaction, layar ini mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran, termasuk transaksi pembayaran secara otomatis. Layar ini dapat menenntukan sejarah pembayaran yang akan terus dipelihara dengan memeilihatra field khusus.

11.                        Correspondence, layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu dunnuing procedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunning procedure adalah tindakan yang diolakukan untuk mengumpulakan pembayaran dari pelangagan yang terlambat melakukan pembayaran.

12.                        Insutrance, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomer, jumlah asuransi, perusahaan asuransi, bulan dan presentase pengurangan.

13.                        Sales, layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan.

14.                        Shpping, layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman rinci.

15.                        Billing, layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan.

16.                        Taxes, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan kewajiban pajak pelanggan.

17.                        Layar output, layar ini digunakan untuk mengubah spesifikasi default out put untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan.

18.                        Partnert function, ketika record penjualan ke pelanggan dibuat, R/3 secara otomatis membuat record master tagihan kepada pembayara dan pengiriman untuk kepelanggan yang sama dengan menggunakan informasi yang ada.

Sumber Referensi :

http://marconiekonomi.blogspot.com/2011/07/sistem-informasi-penjualan.html

http://www.gunadarma.ac.id/library/articles/graduate/computer-science/2009/Artikel_11105725.pdf

http://hrd672.blogspot.com/2013/06/sap-adalah-suatunama-mungkin-sudah.html

http://eprints.binus.ac.id/13997/1/Analisis%20dan%20Perancangan%20Sistem%20Informasi%20Penjualan%20dan%20Piutang%20Dagang.pdf